Politique de confidentialité

La protection de vos renseignements personnels est importante pour Wintoniak & Motard Assurance et des mesures de sécurité sont prises afin de protéger les utilisateurs contre la perte ou l’utilisation non autorisée de leurs informations personnelles.

Le droit à la protection de votre vie privée

Dans l’optique de protéger la confidentialité des renseignements personnels qui lui sont communiqués dans le cadre de ses activités, Wintoniak & Motard Assurance est appelée à détenir divers renseignements concernant tant ses assurés que ses employés, et certains de ces renseignements sont hautement confidentiels.  Wintoniak & Motard Assurance a adopté une « Politique sur la protection des renseignements personnels », dont l’application a été confiée à une personne qui veille à ce que les dispositions de cette politique soient strictement respectées. Cette politique a pour but d’assurer la protection de ces informations, et de se garantir que l’usage qui en est fait respecte non seulement vos droits, mais également les normes d’éthique et d’intégrité les plus strictes

Déclaration de confidentialité

Wintoniak & Motard Assurance s’engage à protéger vos renseignements personnels. La présente Déclaration de confidentialité a pour objet de vous informer sur la manière dont nous recueillons, utilisons et divulguons vos renseignements personnels. Cette Déclaration est conforme aux exigences législatives en vigueur au Canada, ainsi qu’aux normes de l’industrie et aux règles régissant la protection de la vie privée.

Protection des renseignements

Wintoniak & Motard Assurance met en place des mesures de sécurité raisonnables et adéquates en regard de la nature confidentielle des renseignements qu’elle détient, pour les protéger contre la perte ou le vol, ainsi que contre l’utilisation, divulgation, duplication ou modification non autorisée. Seuls les employés et tiers autorisés auront accès aux renseignements personnels dans le contexte de l’accomplissement de leurs mandats professionnels, bien que cet accès soit accordé de manière sélective « en cas de nécessité absolue » et en respect des présentes. Wintoniak & Motard Assurance n’assume aucune responsabilité pour l’éventuelle interception, modification ou usage inapproprié des renseignements qui nous auront été transmis via Internet ou mal acheminés par courrier

Au sein de Wintoniak & Motard Assurance, seuls certains employés ont accès, dans le cadre de leur travail, aux renseignements personnels qui nous sont communiqués. Lorsqu’ils doivent étudier, utiliser ou communiquer de tels renseignements, ces employés doivent en tout temps respecter les dispositions de notre politique sur la protection des renseignements personnels. Si certains renseignements personnels doivent être confiés à des tiers pour des fins de traitement, Wintoniak & Motard Assurance s’assure qu’ils continuent de bénéficier de toute la protection requise; ces tiers étant dès lors liés par notre politique susdite.

Qu’est-ce qu’un renseignement personnel?

Tout renseignement permettant de vous identifier constitue, de toute évidence, un renseignement personnel. Par exemple, ce peut être votre nom, votre adresse courriel ou postale, votre numéro de téléphone, votre date de naissance ou tout autre renseignement explicite qui vous serait demandée dans le cadre de l’émission d’une couverture d’assurance ou dans celui d’une enquête en lien avec une déclaration de sinistre. Cette protection n’est cependant pas limitée à ces renseignements et s’étend également à d’autres informations qui nous sont communiquées. Une information isolée qui ne pourrait être liée de manière explicite à votre identité ne sera pas considérée comme un renseignement personnel

Comment ces renseignements personnels sont-ils protégés

Nous veillons à la protection des renseignements personnels qui nous sont communiqués en nous assurant que seules les personnes dûment habilitées puissent y avoir accès. Nous nous assurons que ces personnes reçoivent toute la formation nécessaire au traitement de ces renseignements, et qu’elles adhèrent pleinement à notre politique sur la protection des renseignements personnels. Notre responsabilité à cet égard s’étend également à la protection de nos systèmes informatiques. Ainsi, des mesures de sécurité très strictes ont été mises en place, dont des moyens de protection matériels et administratifs, ainsi que des logiciels constamment mis à jour. Ajoutons que ces mesures font l’objet de vérifications internes périodiques, ainsi que d’audits indépendants.

Quelles fins ces renseignements personnels sont-ils recueillis?

Lorsque vous nous transmettez une proposition d’assurance, celle-ci contient nécessairement plusieurs renseignements personnels dont l’étude permettra de prendre la décision d’accepter ou de refuser la protection demandée. Dans le cadre de nos activités, les renseignements personnels qui nous sont communiqués peuvent donc avoir plusieurs usages différents. Seuls les renseignements nécessaires seront donc recueillis, et ils ne seront conservés que pour le temps requis à l’accomplissement des objectifs qui vous auront été exprimés.

Divulgation à des tiers

Occasionnellement et au besoin, Wintoniak & Motard Assurance pourra divulguer vos renseignements personnels à des fournisseurs de services mandatés par Wintoniak & Motard Assurance, par exemple des courtiers ou agents d’assurance, réassureurs, entreprises de technologies de l’information ou de traitement de données, services de courrier, évaluateurs, enquêteurs privés, experts en sinistres, avocats et autres prestataires du même genre.

Wintoniak & Motard Assurance pourra également divulguer, avec votre consentement, des renseignements personnels si nécessaire, afin de se conformer à différentes exigences réglementaires ou légales, ou exigences d’assurance, d’audit ou de sécurité ou tel qu’autorisé ou requis par la loi.

Partage de renseignements personnels avec des tiers

Wintoniak & Motard Assurance ne divulgue aucun de vos renseignements personnels à des tiers, sauf dans les situations décrites plus bas ou lorsqu’exigé ou autorisé par la loi.

Divulgation en dehors du Canada

Les renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés, divulgués, transférés, stockés ou traités en dehors du Canada aux fins décrites dans la présente Déclaration, et peuvent être soumis à des exigences légales dans des pays étrangers qui nous sont applicables ou aux tiers mentionnés ci-dessus, notamment l’obligation légale de communiquer des renseignements personnels aux autorités gouvernementales à l’étranger

Si je ne suis pas satisfait, puis-je formuler une plainte?

Soucieux d’assurer la qualité de ses relations avec sa clientèle, Wintoniak & Motard Assurance a mis en place des mécanismes efficaces de traitement des plaintes reliées à la gestion des renseignements personnels qui lui sont communiqués. Dès lors, si vous désirez nous faire part de vos commentaires, de vos préoccupations ou, pour une raison quelconque, de votre insatisfaction à propos de la gestion des renseignements personnels qui vous concernent, vous pouvez nous formuler une plainte par écrit à ce sujet. Cette plainte écrite devra être transmise à notre siège social et adressée au responsable de la protection des renseignements personnels, lequel communiquera ensuite avec vous pour vous informer des mécanismes qui régiront le traitement de votre plainte.

Conservation et destruction des renseignements

Wintoniak & Motard Assurance ne conservera vos renseignements personnels que pendant la durée de sa relation professionnelle avec vous, ou telle qu’autorisée par la loi. Au terme de cette période de conservation, vos renseignements personnels seront détruits, rendus anonymes ou archivés dans un lieu sécurisé.

Accès à vos renseignements personnels

Vous pouvez demander en tout temps une copie de vos renseignements personnels, en nous faisant parvenir une demande écrite à cet effet et à la suite de l’authentification de votre identité. Wintoniak & Motard Assurance donnera suite à votre requête dans un délai de 30 jours. Si un délai supplémentaire est requis, nous vous informerons en conséquence. Dans l’éventualité où une requête de divulgation serait rejetée, une explication des motifs de notre refus vous sera communiquée.

Wintoniak & Motard Assurance déploie tous les moyens raisonnables pour faire en sorte que vos renseignements soient conformes et à jour. Si vous pensez que vos renseignements sont incomplets ou auraient besoin d’être mis à jour, veuillez communiquer avec nous et nous nous ferons un plaisir d’effectuer les correctifs nécessaires.

Votre droit d’accès ou d’effectuer des changements à vos renseignements personnels peut être assujetti à certaines obligations juridiques.

Modifications à notre Déclaration de confidentialité

Wintoniak & Motard Assurance se réserve le droit de modifier la présente Déclaration à tout moment. Toute modification majeure à cette Déclaration fera l’objet d’un avis de la part de Wintoniak & Motard Assurance qui sera diffusé sur son site Web. Nous vous incitons à consulter régulièrement notre site Web afin de prendre connaissance d’éventuels changements à cette Déclaration. Dans l’éventualité où nous aurions l’intention d’utiliser ou divulguer des renseignements personnels à des fins substantiellement différentes que celles décrites dans les présentes, nous prendrons toutes les mesures raisonnables pour en aviser les personnes concernées.

Personne-ressource

Si vous avez des questions concernant la présente déclaration de confidentialité, vous pouvez contacter;

Wintoniak & Motard Assurance
1000A-2540 Boul. Daniel-Johnson, Laval, Québec H7T 2S3

Martine Motard
Vice-Présidente
Responsable de la protection des renseignements personnels; mmotard@wmassurance.com
514-788-1423